Maliyet azaltma, her dönem şirketlerin ajandasında olan bir konudur. Ekonomik koşulların normal işlediği dönemlerde rekabet avantajı sağlar. Ekonomik krizlerde veya içinden geçtiğimiz salgın gibi belirsizlik dönemlerinde ise maliyet azaltma, şirketlerin zararlarını asgari seviyeye indirme hatta ayakta kalabilmeleri için bir zorunluluktur.

6 Sigma Kara Kuşak olarak çalıştığım dönemlerde farklı firmalarda verimlilik ve maliyet azaltma projelerine liderlik ettim. Danışman olarak farklı sektörlerden firmalara operasyonel mükemmelik konularında çalışmalar yaptım. Buralardan edindiğim deneyimlerle maliyetlerini azaltmak isteyen firmalar için 6 adımlık bir yol haritası paylaşabilirim:

1.Panik yok: Piyasa şartlarının ani değişimi sonrası panikle alınan kararlar, kısa vadede fayda getirir gibi görünebilir, ancak orta vadede krizi derinleştirecek sonuçlar doğurabilir. Panik yapmadan ancak “çevik” bir şekilde maliyet azaltma adımları tamamlanmalıdır. Çeviklik, rasyonel temellere dayanan hızlı kararlar almayı ve değişen şartlara hızlı adapte olmayı gerektirir.

2.Maliyet Azaltma Ekibi: Farklı birimlerden katılımcıların oluşturduğu bir maliyet azaltma ekibi kurulmalıdır. Ekip üyelerinin çalıştıkları birimlerin işlerine hâkim, analitik düşünce yapısına sahip olan kişilerden seçilmesini tavsiye ederim. Ekip lideri olarak ise üst yönetimden bir yöneticinin seçilmesi gerekir (direktör hatta genel müdür dahi olabilir).

3.İletişim: Şirket genelinde bir maliyet azaltma çalışmasının yapılacağının resmi olarak duyurulması önemlidir. Yapılacak çalışmanın gerekçelerinin şeffaf şekilde anlatılması ve konunun şirketin önceliğinin olduğunun vurgulanması çalışanların çalışmaya göstereceği desteği artırır, gelebilecek dirençleri azaltır.

 4.Fırsatlar Listesinin Oluşturulması: Maliyet azaltmaya hizmet edecek tüm öneriler, fırsatlar listesine işlenir. Önerilerin oluşturulması için 3 ana yol vardır:

4.a- Maliyet Kalemlerinin İncelenmesi: Kurulan ekibin ilk referans noktası şirketin kar&zarar tablosu olmalıdır. Maliyet kalemlerinin üzerinden tek tek geçilerek azaltmak için neler yapılabilir sorusu tartışılmalı ve “fırsatlar listesi”ne yazılmalıdır. Tartışmaya maliyet kalemlerinden en yüksek olanlarla başlanmalıdır. Zaman açısından kısıtlayıcı bir durum var ise ilk etapta 80/20 (Pareto) yaklaşımı ile maliyetlerin %80’ini oluşturan kalemlerin sıralamadaki ilk %20’si analize konu edilebilir.

Pareto analizi; bir sorunun önemli sebeplerini, nispeten daha önemsiz sebeplerden ayırmak için kullanılan bir tekniktir. Girdilerin %20’si çıktıların %80’ine yol açar, prensibine dayanır. Kısıtlı kaynaklarla, sorunun büyük kısmını önceliklendirerek çözmek için kullanılır.Maliyet kalemleri üzerinden geçilirken “Niçin” sorusunu etkili şekilde sormak önemlidir. Her bir maliyet kalemine “Niçin” katlanmak zorundayız”, “Bu maliyete katlanmazsak ne kaybederiz?” sorularının yönetilerek detaylı analiz edilmesi gerekir. İlgili maliyet ortadan kaldırılamadığı durumda ise “Nasıl azaltırız?” sorgulamasına geçilmelidir.

"İngiliz Kraliyet sarayında görev yapan bir teğmenin dikkatini, çevresinde hiçbir şey olmayan bir noktada nöbet tutan bir asker çeker. Herhangi bir kapının veya sınırın yakınında olmayan noktada, askerler sürekli nöbet tutmaktadır. Asker değişiminden sorumlu onbaşı, iki saatte bir buradaki askeri bir diğeri ile değiştirmektedir. Teğmen, nöbet tutulmasının hiçbir gereği ve anlamı olmayan bu noktada neden asker tutulduğunu araştırmaya başlar. Sonunda, işin başının çok eskilere gittiğini görür ve araştırması bitince büyük bir şaşkınlık yaşar. Yüz yıl kadar önce yaşamış olan kraliçe, askerin nöbet tuttuğu o noktaya bir gül diktirir ve zarar görmesin diye gülün başına bir asker diker. Zaman geçer, gül kurur, yerinde yeller esmeye başlar. Ancak asker değişimi devam eder, hiçbir onbaşı da bu gereksiz noktaya asker koyma gereğini sorgulamaz. Böylece, yüz yıl boyunca nice askerin zamanı boşa harcanır."

Bu hikâye sorgulamanın kıymetini anlatır. Çalışmalar yürüttüğüm şirketlerde sorgulanmadığı için maliyetlerine katlanılan çok sayıda örnek gözlemledim.           

4.b - Çalışanların Önerileri: Çalışanlar ile görüşülerek ortaya çıkan fikirler fırsatlar listesine eklenebilir. Burada çalışanlara genel bir mesaj ile önerilerini yazmalarını istemek şeklinde bir yaklaşımdan ziyade daha sistematik bir yaklaşım izlenmesini tavsiye ederim. Farklı birimlerde çalışan kişilerin bir araya geldiği atölye çalışmalarının yapılması, belli bir akış ve disiplinle atölye çalışmasının yönetilmesi daha etkili sonuçlar getirir. Her bir katılımcının “etki” ve “ilgi” alanına göre önerileri alınarak listeye eklenir. “Etki” alanındaki fırsat, katılımcının kendi birimi ile ilgili verdiği fırsatlar iken; “ilgi” alanındaki öneri diğer birimlerin işleri ile ilgili verdiği önerilerdir.

4.c - Sahaya İnme: Maliyet Azaltma ekibi, takım halinde ve bireysel olarak sahaya inmeli ve birimlerin yaptığı işleri bizzat yerinde görmelidir. “Saha” şirketin faaliyet alanına göre değişebilir. Üretim şirketinde hatlar, lojistik şirketinde depolar, satış şirketinde satış personelinin rutları veya mağazaları; izlenmesi gereken saha alanları olabilir.

Sahaya inmek, çalışanlardan işlerinin başında iken öneriler almak kıymetlidir. Saklı birçok fırsat sunabilir. Sahada yapılan gözlemler sırasında ekip üyeleri de farklı maliyet azaltma fırsatları yakalayacaktır. Sahaya inmeden yapılan bir maliyet azaltma çalışması eksik kalacaktır.

5.Kolaylık – Kazanım – Risk Matrisi: Fırsatlar listesi tamamlandıktan sonra her bir öneri aşağıdaki 3 kriterle değerlendirilmelidir. Değerlendirmeler 1’den 5’e kadar bir notlandırma ile yapılabilir.

a.    Kolaylık: Önerinin hayata geçirilmesinin zorluk veya kolaylık derecesi.

b.    Kazanım: Öneri hayata geçirildikten sonra getireceği kazanımın öngörüsü

c.     Risk: Önerinin hayata geçirilmesi ile şirketin yaşayabileceği risklerin derecesi

Kolaylık derecesi ve kazanım öngörüsü yüksek, risk derecesi düşük olanlar faz-1’de ivedi şekilde devreye almak için önceliklendirilebilir.

Diğerleri ise yine bu kriterler ışığından ikiye ayrılır: faz-1 sonrasında devreye alınacak faz-2 önerileri ve devreye alınması uygun olmayan öneriler.

6.Takip: Devreye alınmasına karar verilen her bir öneri, maliyet azaltma ekibinden bir üyeye atanmalıdır. İlgili üye öneri maddesinin devreye alınması, öneriden etkilenen birimlerle koordinasyonun sağlanması ve maddenin sonlandırılmasından sorumludur. Sorumluluğu alan kişi belli bir takvim oluşturarak önerinin devreye alınmasını planlamalı ve maliyet azaltma ekibi ile paylaşmalıdır. 

Bu tip çalışmaların sonuç getirmemesinin önündeki en büyük risklerinden birisi, çalışmanın sıkı takip edilmemesidir. Ekibin rutin aralıklarla bir araya gelmesi, öneriler üzerinden gitmesi ve geciken maddeler için ek aksiyonlar planlaması önemlidir.  

Maliyetleri azaltma, kolay bir süreç değildir. Ancak, özellikle kriz ve belirsizlik dönemlerinde şirketin ayakta kalabilmesi için hayatidir. Aynı zamanda ince bir çizgidir. Rasyonel yaklaşımlar izlenmeden, panikle alınan kararlar yaşanan olumsuz durumu daha da derinleştirebilir. Sistematik ve analitik adımlarla izlenen bir süreç ise tünelin sonundaki ışığı kısa zamanda gösterebilir.

İnan Acılıoğlu

6 Sigma Kara Kuşak

Operasyonel Mükemmellik & Dijital Dönüşüm

Kurucu Danışman, OpM-D Danışmanlık