İngiliz Kraliyet sarayında görev yapan bir teğmenin dikkatini, çevresinde hiçbir şey olmayan bir noktada nöbet tutan bir asker çeker. Herhangi bir kapı, bir bina veya sınır yakınında olmayan bu noktada bir asker sürekli nöbet tutmaktadır. Asker değişimden sorumlu onbaşı, iki saatte bir buradaki askeri bir diğeri ile değiştirmektedir. Teğmen, nöbet tutulmasının hiçbir gereği ve anlamı olmayan bu noktada niçin asker tutulduğunu araştırmaya başlar. Sonunda, işin başının çok eskilere gittiğini görür ve araştırması bitince büyük bir şaşkınlık yaşar.

Yüzyıl kadar önce yaşamış olan kraliçe, askerin nöbet tuttuğu o noktaya bir gül diktirir ve zarar görmesin diye gülün başına bir asker koyarlar. Zaman geçer, gül kurur, yerinde yeller esmeye başlar. Ancak asker değişimi devam eder, hiçbir onbaşı da bu gereksiz noktaya asker koyma gereğini sorgulamaz.

Böylece, yüzyıl boyunca nice askerin zamanı boşa harcanır. Bu verimsizliği sonlandırmak, niçin sorusunu sorarak işin üstüne giden teğmene kısmet olmuştur.

Hikaye ne kadar gerçektir bilinmez ama, bilinen bir nokta var ki “niçin sorusu” çevremizdeki verimsizlikleri ortaya çıkarmak ve sorunlara çözüm getirmek için etkili ve kıymetli bir araç.

Bir çalışan kurumda yeni işe başladığı zaman, işi devraldığı kişiden veya yöneticisinden işin nasıl yapıldığını öğrenir. Başta bir süre acemilik çeker ama kısa zamanda alışır. Ardından nasıl öğrendi ise benzer şekilde yapmaya devam eder. Acemilik süresinde niçin sorularını sorar, tıpkı küçük bir çocuğun anne babasına “bu nedir” diye sorması gibi. Sorularına cevap alamaz veya aldığı cevaplarla tatmin olmaz. Bir süre sonra sorguladıklarını işin doğrusuymuş gibi kanıksar, öğretildiği şekilde devam eder. İşin içindeki verimsizlikler, bu şekilde kalıtımsal olarak sonraki çalışanlara devrolur.

Aşağıdaki sosyal deney, verimsizliğin nasıl kalıtım yolu ile çalışandan çalışana aktarıldığına çok güzel ayna tutuyor. Burada da zil sesi ile hareket edenler, işin nedenini sorgulamadan (bir tanesi sorup hemen vazgeçiyor) ayağa kalkıp oturuyorlar. Sırf kendilerinden önce gelip oturanlar böyle yapıyor diye…

Tabi ki niçin sorusunu soran, işin nasıl yapıldığını sorgulayan çalışanlar da var. Verimlilik projelerini hayata geçirenlerin ve değişime liderlik edenlerin, niçin sorusunu soran bu çalışanlar olduğunu görebilirsiniz.

6 Sigma, Kaizen gibi süreç iyileştirme metodolojilerinin temelinde de sorgulamak, “niçin” analizleri ile kök nedeni tespit etmek vardır. Yalın düşüncenin dayanağı, mevcut iş süreçlerinin sorgulanıp her bir iş adımının gerekliliğini sorgulamaktır. 6 Sigma’nın mimarı Motorola bu metod ile 11 Milyar USD tasarruf sağlar, verimliliğini 3 katına çıkarır. Bu somut başarının arkasında süreç adımlarının sorgulanması yatar.

İlla ki 6 sigma gibi araçlara gerek olmadan, günlük koşturmacamıza bir ara verip yaptığımız işi sorgulamak dahi, çok faydalar sağlayabilir. “Bu işi niçin yapıyorum, yaptığım bu iş gerekli mi?”,  “Gerekli ise niçin bu şekilde yapıyorum?”, gibi sorulara kafa yormak, sonucunda beklenmedik verimlilik fırsatlarını önümüze çıkarabilir.

Peki Ya Gençler Haklıysa yazımda da anlattığım damacana örneği, sorgulama ile ilgili basit ama güzel bir örnektir. “Damacana Niçin Yuvarlak” sorusunu çok az kişi sormuştur. İtalya’da köşeli olduklarını gördükten sonra yaptığım hesapta bir TIR’a %27 oranında daha fazla damacana sığacağını fark ettim. Basit bir hesap, damacana köşeli olsa idi Türkiye’de su taşıyan TIR’ların ekvator çevresinin 2500 katı daha az yol kat edeceğini ortaya koydu.

Bu genel bir örnek olarak aklımızda kalırken kendi yaptığımız işlere dair niçinleri sıraladığımızda birçok fırsatın olduğunu görmek mümkün. Var olanı aynen uygulayan onbaşı olmak mı; sorgulayan teğmen olmak mı? Burada yapılacak tercih ise bu.

Keyifli günler dilerim.

İnan Acılıoğlu.